Privacy Policy

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 12, 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”).

Ultimo aggiornamento: 24 agosto 2026

La presente Privacy Policy descrive le modalità con cui Kora CRM raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali nell'ambito del sito www.koracrm.it, della piattaforma Kora CRM, delle relative aree riservate e dei servizi collegati.

Kora CRM attribuisce particolare importanza alla protezione dei dati personali e tratta le informazioni nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza previsti dal Regolamento (UE) 2016/679.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati relativi alla gestione del sito, degli account, delle licenze, dell'assistenza, della sicurezza e dei servizi Kora è:

2. Ambito di applicazione

La presente informativa si applica ai dati personali trattati attraverso il sito www.koracrm.it, le procedure di registrazione e autenticazione, l'area riservata, il gestionale Kora CRM, i sistemi di assistenza, i processi di acquisto o rinnovo delle licenze e le funzionalità direttamente collegate alla piattaforma.

L'informativa riguarda sia i visitatori del sito sia gli utenti registrati e i soggetti che utilizzano Kora CRM per conto di un'azienda, organizzazione o attività professionale.

3. Ruolo di Kora CRM nel trattamento dei dati

Kora CRM come Titolare del trattamento

Kora CRM opera come Titolare del trattamento quando determina autonomamente le finalità e le modalità con cui vengono trattati determinati dati personali.

Rientrano, a titolo esemplificativo, in questa categoria i dati relativi a:

• registrazione e gestione degli account;
• gestione delle licenze e degli abbonamenti;
• gestione amministrativa e dei pagamenti;
• assistenza tecnica;
• comunicazioni relative al servizio;
• sicurezza della piattaforma;
• prevenzione di frodi, abusi o accessi non autorizzati;
• gestione di reclami e contestazioni;
• adempimento di obblighi previsti dalla legge.

Kora CRM come Responsabile del trattamento

Quando un'azienda utilizza Kora CRM per inserire, archiviare, organizzare o elaborare dati personali relativi ai propri clienti, lead, dipendenti, collaboratori, fornitori o altri soggetti, l'azienda cliente determina normalmente le finalità del trattamento e agisce quale Titolare del trattamento.

In tali circostanze Kora CRM tratta i dati per conto del cliente e opera quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR.

Kora CRM non acquisisce la titolarità dei dati inseriti dall'azienda cliente all'interno del proprio ambiente CRM.

L'azienda cliente resta responsabile della liceità della raccolta dei dati personali, delle informative rese agli interessati, dell'individuazione della corretta base giuridica e, quando necessario, dell'acquisizione del consenso.

4. Categorie di dati personali trattati

Dati di registrazione

Durante la creazione dell'account possono essere raccolte informazioni quali:

• nome dell'azienda;
• nome e cognome dell'utente;
• indirizzo email;
• credenziali di autenticazione;
• informazioni necessarie alla configurazione dell'account.

Dati relativi all'azienda cliente

Possono essere trattati dati relativi all'organizzazione che utilizza Kora CRM, compresi denominazione, logo, riferimenti aziendali e informazioni necessarie alla configurazione del gestionale.

Dati degli utenti autorizzati

In presenza di account multiutente possono essere trattati dati relativi ad amministratori, dipendenti, collaboratori o altri utenti autorizzati dall'azienda cliente.

Dati inseriti nel CRM

In relazione alle funzionalità utilizzate, la piattaforma può contenere informazioni relative a:

• clienti;
• lead;
• contatti;
• opportunità commerciali;
• vendite;
• appuntamenti;
• calendari e attività;
• documenti;
• documenti di trasporto;
• inventario;
• utenti e dipendenti;
• comunicazioni interne;
• note operative;
• file e allegati caricati dagli utenti.

La tipologia effettiva delle informazioni trattate dipende dall'utilizzo della piattaforma effettuato da ciascun cliente.

Dati di assistenza

Quando viene contattato il supporto Kora CRM possono essere trattati nome, email, azienda, contenuto della richiesta ed eventuali informazioni necessarie alla risoluzione del problema.

Dati amministrativi e relativi ai pagamenti

Possono essere trattate informazioni relative ad acquisti, rinnovi, importi, stato dei pagamenti e transazioni.

Quando il pagamento viene gestito attraverso un prestatore esterno, i dati relativi allo strumento di pagamento possono essere trattati direttamente dal relativo provider secondo la propria informativa.

Dati tecnici

Durante l'utilizzo del sito o della piattaforma possono essere raccolti automaticamente dati tecnici quali indirizzo IP, data e ora della connessione, browser utilizzato, sistema operativo, informazioni sulla sessione, log di sicurezza, richieste effettuate al server ed eventuali errori applicativi.

5. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Il mancato conferimento dei dati necessari alla registrazione e all'erogazione del servizio può rendere impossibile utilizzare alcune o tutte le funzionalità di Kora CRM.

6. Dati inseriti dall'azienda cliente

L'azienda cliente mantiene il controllo sui dati inseriti all'interno del proprio ambiente Kora CRM.

Kora CRM tratta tali informazioni esclusivamente per:

• fornire il servizio richiesto;
• memorizzare le informazioni per conto del cliente;
• eseguire le operazioni richieste dagli utenti autorizzati;
• garantire manutenzione e sicurezza;
• fornire assistenza tecnica;
• adempiere agli obblighi previsti dalla legge.

Kora CRM non utilizza autonomamente i dati contenuti negli archivi dei clienti per commercializzarli, venderli o utilizzarli per proprie finalità di marketing.

L'accesso tecnico ai dati del cliente è limitato alle situazioni in cui risulti necessario per assistenza, manutenzione, sicurezza, diagnosi di problemi o adempimento di obblighi di legge.

7. Responsabilità dell'azienda cliente

L'azienda che utilizza Kora CRM è responsabile dei dati personali inseriti nella piattaforma e deve garantire che il relativo trattamento avvenga nel rispetto della normativa applicabile.

In particolare, il cliente deve:

• disporre di una valida base giuridica per il trattamento;
• fornire agli interessati le informative previste dalla legge;
• acquisire il consenso quando necessario;
• gestire correttamente i permessi degli utenti;
• proteggere le proprie credenziali;
• disabilitare tempestivamente gli account non più autorizzati.

8. Categorie particolari di dati

Kora CRM è progettato come piattaforma gestionale aziendale generale.

Salvo che specifiche funzionalità lo prevedano espressamente, gli utenti non dovrebbero utilizzare la piattaforma per trattare categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del GDPR o dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'articolo 10 del GDPR.

Qualora il cliente decida autonomamente di inserire tali informazioni, resta responsabile della verifica della liceità del trattamento e dell'adozione delle misure richieste dalla normativa.

9. Modalità del trattamento

I dati personali vengono trattati prevalentemente mediante strumenti informatici e telematici.

Il trattamento viene effettuato mediante procedure organizzative e tecniche finalizzate a ridurre i rischi di perdita, distruzione, alterazione, accesso non autorizzato o divulgazione indebita delle informazioni.

I dati sono accessibili esclusivamente ai soggetti che ne abbiano necessità in relazione alle rispettive mansioni e autorizzazioni.

10. Sicurezza dei dati

Kora CRM adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, in conformità all'articolo 32 del GDPR, tenendo conto della natura dei dati trattati, delle finalità del trattamento e delle caratteristiche tecnologiche della piattaforma.

Le misure di sicurezza vengono valutate e aggiornate in relazione all'evoluzione tecnologica e ai rischi applicabili.

Nessun sistema informatico può tuttavia garantire un livello assoluto di sicurezza. Gli utenti sono pertanto tenuti a proteggere adeguatamente le proprie credenziali e a non condividerle con soggetti non autorizzati.

11. Credenziali e password

Le credenziali di accesso sono personali e devono essere custodite con cura dall'utente.

Eventuali sospetti di accesso non autorizzato o compromissione dell'account devono essere comunicati tempestivamente a Kora CRM.

Kora CRM non richiede agli utenti di comunicare la propria password tramite email o attraverso i normali canali di assistenza.

12. Destinatari e fornitori

I dati personali possono essere trattati, nei limiti necessari, da personale autorizzato e da soggetti terzi utilizzati nell'erogazione del servizio.

Tali soggetti possono includere:

• provider di hosting;
• fornitori di infrastrutture informatiche;
• fornitori di servizi email;
• provider di pagamento;
• servizi di sicurezza informatica;
• sistemi di backup;
• servizi di assistenza tecnica;
• consulenti legali, tecnici o amministrativi;
• altri fornitori necessari al funzionamento della piattaforma.

Quando tali soggetti trattano dati personali per conto di Kora CRM, vengono adottati, ove necessario, gli accordi previsti dall'articolo 28 del GDPR.

13. Comunicazione dei dati

I dati personali non vengono diffusi pubblicamente, salvo quando ciò sia richiesto dall'utente o necessario per una specifica funzionalità.

I dati possono essere comunicati ad autorità giudiziarie, forze dell'ordine, pubbliche amministrazioni o altri soggetti quando tale comunicazione sia prevista dalla legge o richiesta da un'autorità competente.

14. Trasferimenti internazionali

Qualora l'utilizzo di fornitori tecnologici comporti il trasferimento di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo, tali trasferimenti vengono effettuati nel rispetto del Capo V del GDPR.

A seconda dei casi possono essere utilizzate decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea o altri strumenti giuridicamente validi previsti dalla normativa.

Quando necessario vengono adottate ulteriori misure tecniche, organizzative o contrattuali.

15. Periodo di conservazione

Kora CRM conserva i dati personali esclusivamente per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e nel rispetto degli eventuali obblighi di legge.

Dati dell'account

I dati relativi all'account vengono conservati per la durata del rapporto contrattuale e successivamente per il periodo necessario ad adempiere a eventuali obblighi di legge, sicurezza o tutela dei diritti.

Dati contenuti nel CRM

Alla scadenza della licenza, i dati dell'ambiente aziendale possono essere temporaneamente mantenuti al fine di consentire al cliente di riattivare il servizio senza perdere il proprio archivio.

Salvo rinnovo, richiesta dell'utente, obblighi di legge o altre necessità documentate, i dati potranno essere conservati per un periodo massimo di 12 mesi dalla scadenza della licenza, trascorso il quale potranno essere cancellati o anonimizzati secondo le procedure tecnicamente applicabili.

Il cliente può richiedere la cancellazione anticipata, fatti salvi eventuali obblighi legali di conservazione.

Dati amministrativi

I dati soggetti a obblighi fiscali, amministrativi o contabili vengono conservati per i periodi previsti dalla normativa applicabile.

Dati di assistenza

Le richieste di assistenza possono essere conservate per il tempo necessario alla gestione della richiesta e successivamente per esigenze organizzative, di sicurezza o tutela dei diritti.

Log tecnici e di sicurezza

I log tecnici possono essere conservati per un periodo proporzionato alle esigenze di sicurezza, diagnosi tecnica, prevenzione degli abusi e protezione della piattaforma.

16. Cancellazione ed esportazione dei dati

Il cliente può richiedere informazioni relative alla cancellazione o all'esportazione dei dati associati al proprio account.

La cancellazione definitiva dell'account può comportare la perdita permanente delle informazioni presenti nell'ambiente aziendale dopo il completamento delle relative procedure.

Eventuali copie residue presenti nei sistemi di backup vengono eliminate secondo i normali cicli tecnici di conservazione e sovrascrittura.

17. Backup

Kora CRM può utilizzare sistemi di backup destinati alla continuità operativa, alla sicurezza e al ripristino delle informazioni in caso di malfunzionamenti o incidenti tecnici.

Le copie di backup non sono destinate a costituire archivi permanenti dei dati cancellati e sono soggette ai normali cicli tecnici di conservazione e sovrascrittura.

18. Cookie e tecnologie analoghe

Il sito e la piattaforma possono utilizzare cookie tecnici o altre tecnologie strettamente necessarie per consentire autenticazione, gestione delle sessioni, sicurezza, memorizzazione delle preferenze e corretto funzionamento del servizio.

L'utilizzo di eventuali cookie analytics, pubblicitari, di profilazione o altri strumenti non strettamente necessari avviene nel rispetto della normativa applicabile.

Quando richiesto dalla normativa, tali strumenti vengono attivati soltanto dopo che l'utente ha espresso il proprio consenso.

Ulteriori informazioni possono essere fornite attraverso una specifica Cookie Policy.

19. Comunicazioni di servizio

L'indirizzo email associato all'account può essere utilizzato per inviare comunicazioni necessarie alla gestione del servizio, tra cui:

• conferme di registrazione;
• recupero delle credenziali;
• avvisi di sicurezza;
• attivazione della licenza;
• scadenza o rinnovo della licenza;
• informazioni relative ai pagamenti;
• comunicazioni tecniche importanti.

Tali comunicazioni sono funzionali all'erogazione del servizio e non costituiscono necessariamente comunicazioni promozionali.

20. Marketing

L'eventuale invio di newsletter, offerte commerciali o comunicazioni promozionali viene effettuato esclusivamente in presenza di una valida base giuridica.

Quando il trattamento è basato sul consenso, l'utente può revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Il mancato consenso alle comunicazioni promozionali non impedisce l'utilizzo delle funzionalità essenziali del servizio acquistato.

21. Processi automatizzati e profilazione

Salvo diversa indicazione fornita in relazione a specifiche funzionalità, Kora CRM non utilizza i dati degli utenti per assumere decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'interessato ai sensi dell'articolo 22 GDPR.

Qualora in futuro vengano introdotte funzionalità di tale natura, la presente informativa sarà aggiornata.

22. Diritti dell'interessato

Nei casi previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, l'interessato può esercitare i propri diritti in relazione ai dati personali trattati.

In particolare può richiedere:

• accesso ai propri dati personali;
• rettifica dei dati inesatti;
• cancellazione dei dati;
• limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati, quando applicabile;
• opposizione al trattamento, quando prevista;
• revoca del consenso, quando il trattamento si basa sul consenso.

Le richieste possono essere inviate a: amministrazione@koracrm.it

Kora CRM può richiedere le informazioni strettamente necessarie per verificare l'identità del richiedente e prevenire comunicazioni di dati a soggetti non autorizzati.

Le richieste vengono gestite nei termini previsti dalla normativa applicabile.

23. Dati inseriti da un'azienda cliente

Qualora una persona desideri esercitare i propri diritti relativamente a dati inseriti in Kora CRM da un'azienda cliente, la richiesta dovrebbe normalmente essere rivolta direttamente all'azienda che ha raccolto i dati.

In tali situazioni l'azienda cliente opera normalmente quale Titolare del trattamento e Kora CRM quale Responsabile del trattamento.

Kora CRM collaborerà con il cliente, nei limiti previsti dalla normativa e dagli accordi applicabili, affinché il Titolare possa rispondere correttamente alla richiesta dell'interessato.

24. Diritto di reclamo

L'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa può proporre reclamo all'autorità di controllo competente.

Per gli interessati situati in Italia, l'autorità competente è il Garante per la protezione dei dati personali.

Resta salvo il diritto dell'interessato di ricorrere alle ulteriori forme di tutela previste dalla normativa applicabile.

25. Violazioni dei dati personali

Eventuali incidenti di sicurezza relativi ai dati personali vengono gestiti secondo le procedure previste dalla normativa applicabile.

Quando ne ricorrono i presupposti, le violazioni dei dati personali vengono gestite ai sensi degli articoli 33 e 34 del GDPR, comprese le eventuali comunicazioni ai soggetti interessati, ai clienti o alle autorità competenti.

26. Minori

Kora CRM è un servizio professionale destinato ad aziende, professionisti e relativi utenti autorizzati.

La piattaforma non è progettata per consentire a minori la creazione autonoma di account.

27. Servizi e collegamenti di terze parti

Il sito o la piattaforma possono contenere collegamenti a servizi o contenuti gestiti da soggetti terzi.

Quando l'utente accede a tali servizi, il trattamento dei dati personali può essere disciplinato dalle relative informative privacy dei soggetti terzi.

Kora CRM non controlla le finalità e le modalità di trattamento autonomamente determinate da tali soggetti.

28. Modifiche alla Privacy Policy

Kora CRM può modificare o aggiornare la presente Privacy Policy per adeguarla a evoluzioni normative, organizzative, tecnologiche o a nuove funzionalità della piattaforma.

La versione aggiornata verrà pubblicata sul sito www.koracrm.it con indicazione della data dell'ultimo aggiornamento.

Nel caso di modifiche rilevanti, gli utenti registrati potranno essere informati attraverso l'area riservata, tramite email o mediante altro sistema appropriato.

L'utilizzo successivo del servizio non sostituisce il consenso qualora, per uno specifico trattamento, la normativa richieda l'acquisizione di un consenso espresso.

29. Contatti Privacy